1. POVINNÉ NÁLEŽITOSTI MZDOVÉHO LISTU
Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen "ZDP“), stanoví povinné náležitosti mzdového listu v § 38j ZDP – náležitosti mzdového listu.
Bez ohledu na formu pracovněprávního vztahu musí být každému poplatníkovi založen mzdový list. Tento dokument je nutné vést i pro poplatníky, kteří nemají uzavřen pracovněprávní vztah, ale mají od plátce příjmy ze závislé činnosti, které jsou uvedeny v § 6 ZDP.
Příjmy ze závislé činnosti jsou:
a) plnění v podobě
• příjmu ze současného nebo dřívějšího pracovněprávního, služebního nebo členského poměru a obdobného poměru, v nichž poplatník při výkonu práce pro plátce příjmu je povinen dbát příkazů plátce,
• funkčního požitku,
b) příjmy za práci
• člena družstva,
• společníka společnosti s ručením omezeným,
• komanditisty komanditní společnosti,
c) odměny
• člena orgánu právnické osoby,
• likvidátora,
d) příjmy plynoucí v souvislosti se současným, budoucím nebo dřívějším výkonem činnosti, ze které plynou příjmy podle písmen a) až c), bez ohledu na to, zda plynou od plátce, u kterého poplatník vykonává činnost, ze které plyne příjem ze závislé činnosti, nebo od plátce, u kterého poplatník tuto činnost nevykonává. Jedná se například o peněžité plnění v souvislosti s konkurenční doložkou poskytované po skončení pracovního poměru, motivační příspěvek poskytovaný studentovi jakožto budoucímu zaměstnanci, odměny učňů a studentů při praktickém výcviku, které jsou poskytovány v souladu s § 122 zákona č. 561/2004 Sb., školský zákon, ve znění pozdějších předpisů, atd.. Ačkoliv došlo od roku 2014 k osvobození příjmů za praktický výcvik učňů a studentů, musí být u těchto poplatníků mzdový list také veden. Důvodem je to, že v souladu s právní úpravou musí být na mzdovém listě uvedeny i příjmy, které jsou od daně osvobozené.
Zmiňme jen ty nejfrekventovanější tituly, které jsou často nazývány jako zaměstnanecké benefity:
• nepeněžní plnění ve formě možnosti použití kulturních a sportovních zařízení z FKSP, ze sociálního fondu, ze zisku, anebo na vrub výdajů, které nejsou výdaji na dosažení, zajištění a udržení příjmů,
• prohlubování kvalifikace a rekvalifikace zaměstnanců spojené s potřebou zaměstnavatele ve formě nepeněžního plnění,
• zvyšování kvalifikace zaměstnanců spojené s potřebou zaměstnavatele jako nepeněžní plnění,
• příspěvek na penzijní připojištění, doplňkové penzijní spoření, soukromé životní pojištění a penzijní pojištění instituce penzijního pojištění v zemi EU, EHS do 50 000 Kč za rok na všechny druhy pojištění, jedná-li se o práva zaměstnanců vyplývající z kolektivní smlouvy, vnitřního předpisu zaměstnavatele, pracovní nebo jiné smlouvy,
• hodnota přechodného ubytování poskytnutého v nepeněžní formě do 3 500 Kč měsíčně, jedná-li se o práva zaměstnanců vyplývající z kolektivní smlouvy, vnitřního předpisu zaměstnavatele, pracovní nebo jiné smlouvy,
• hodnota nepeněžních darů z FKSP, ze sociálního fondu, ze zisku, anebo na vrub daňově neúčinných výdajů do výše 2 000 Kč ročně za podmínek stanovených v § 14 vyhlášky č. 114/2002 Sb., o fondu kulturních a sociálních potřeb, ve znění pozdějších předpisů,
• pořízení zboží a služeb zdravotního, léčebného, hygienického a obdobného charakteru od zdravotnických zařízení a pořízení zdravotnických prostředků na lékařský předpis ze sociálního fondu, ze zisku anebo na vrub daňově neúčinných výdajů ve formě možnosti používat zdravotnická zařízení,
• závodní preventivní péče zajišťovaná poskytovatelem pracovnělékařských služeb v rozsahu stanoveném zvláštními předpisy a nehrazeném zdravotní pojišťovnou,
• naturální forma příspěvku na tištěné knihy včetně obrázkových knih pro děti s výjimkou knih, v nichž reklama přesahuje 50% plochy,
• nepeněžní a peněžní příspěvek na stravování za podmínek stanovených v § 6 odst. 9 písm. b) ZDP, a další.
Jak výše uvedeno, povinné náležitosti mzdového listu jsou uvedeny v ustanoveních § 38j ZDP . Další náležitosti mzdového listu nejsou určeny právními předpisy, ale jejich účelnost evidovat je ve mzdovém listu lze dovodit ze zákonů upravujících sociální pojištění (zákony č. 582/1991 Sb., č. 589/1992 Sb.), zdravotní pojištění (zákony č. 592/1992 Sb., č. 48/1997 Sb.), nemocenské pojištění (zákon č. 187/2006 Sb.), důchodové pojištění (zákon č. 155/1995 Sb.). Jde-li o pracovněprávní tituly, jedná se o průměrný hodinový výdělek (§ 351 ZP a násl.), údaje o dovolené (§ 211 až § 223 ZP), náhradu za ztrátu na výdělku v souvislosti s pracovním úrazem nebo nemocí z povolání (§ 271a ZP, § 271b ZP).
Mzdový list musí podle § 38j ZDP obsahovat:
a) poplatníkovo jméno a příjmení, včetně rodného jména;
b) rodné číslo a u daňového nerezidenta datum narození, číslo a typ dokladu prokazujícího jeho totožnost a kód státu, který tento doklad vydal, identifikaci pro daňové účely ve státu daňové rezidence a kód státu, jehož je daňovým rezidentem;
c) bydliště a u daňového nerezidenta bydliště ve státě, jehož je rezidentem;
d) jméno, příjmení a rodné číslo osoby, na kterou poplatník uplatňuje slevu na dani (např. na manželku), a daňové zvýhodnění a dále výši jednotlivých nezdanitelných částek základu daně, částek slevy na dani a daňového zvýhodnění s uvedením důvodu jejich uznání;
e) den nástupu poplatníka do zaměstnání a u poplatníka, který je daňovým nerezidentem, den ukončení zaměstnání v České republice,
f) za každý kalendářní měsíc:
1. úhrn zúčtovaných mezd bez ohledu, zda jsou vypláceny v penězích nebo v naturáliích,
2. částky osvobozené od daně z úhrnu zúčtovaných mezd uvedeného v bodě 1,
3. základ pro výpočet zálohy na daň nebo daně podle zvláštní sazby,
4. vypočtenou zálohu nebo daň sraženou podle zvláštní sazby daně,
5. měsíční slevu na dani podle § 35ba ZDP a zálohu sníženou o měsíční slevu na dani podle § 35ba ZDP,
6. měsíční daňové zvýhodnění, měsíční slevu na dani podle § 35c ZDP, měsíční daňový bonus a zálohu sníženou o měsíční slevu na dani podle § 35ba ZDP a § 35c ZDP,
7. skutečně sraženou zálohu.
Údaje v bodech 3 a 4 se uvedou podle způsobu výpočtu zálohy na daň nebo výpočtu daně zvláštní sazbou daně z příjmů ze závislé činnosti a odděleně se uvedou údaje o odměně člena orgánu právnické osoby a sražené dani z této odměny, jedná-li se o poplatníka, který je daňovým nerezidentem.
g) součet údajů za zdaňovací období uvedených v písmenu f) a úhrn vyplacených měsíčních daňových bonusů;
h) údaje o výpočtu daně a provedeném ročním zúčtování záloh a daňového zvýhodnění.
Od roku 2019 jsou plátci daně povinni na mzdovém listě dále uvést částky pojistného sražené nebo uhrazené na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti a na veřejné zdravotní pojištění, které je podle zvláštních právních předpisů ze svých příjmů ze závislé činnosti povinen platit poplatník, a částky tohoto pojistného, které je povinen z těchto příjmů platit plátce daně a u poplatníka, na kterého se vztahuje povinné zahraniční pojištění stejného druhu, příspěvky poplatníka na toto zahraniční pojištění, a to za každý kalendářní měsíc a v úhrnu za celé zdaňovací období.
Poznámka k písm. e):
"Den ukončení zaměstnání v České republice“ je nutné vnímat jako den ukončení zaměstnání u plátce daně.
Poznámka k písm. h):
Od roku 2015 musí mzdový list obsahovat údaje o provedeném ročním zúčtování a podle výkladu GFŘ musí mzdový list počínaje rokem 2015 obsahovat všechny údaje (postup) o provedeném ročním zúčtování záloh a daňového zvýhodnění provedené v tomto zdaňovacím období. Jedná se tedy o roční zúčtování za rok předchozí. Jakým způsobem bude tato povinnost naplněna, zákon nestanoví. Nabízí se tudíž dvojí možnost:
• výstupní sestava mzdových listů, která u poplatníků žádajících o provedení ročního zúčtování obsahuje i tiskovou část, která obsahuje zmíněné roční zúčtování za rok předchozí, nebo
• mzdové listy jednotlivě oddělené a u těch poplatníků, kteří žádali o provedení ročního zúčtování, vložení dokladu obsahujícího údaje o provedeném ročním zúčtování za rok předchozí.
Je nesprávné, jde-li o dvě samostatné sestavy, z nichž jedna obsahuje mzdové listy bez povinné přílohy a druhá obsahuje roční zúčtování poplatníků, kteří o něj požádali.
A jaké jsou některé povinné údaje uváděné na mzdovém listě v konkrétní podobě? Zaměstnavatel má povinnost na mzdovém listě uvádět jméno, příjmení a rodné číslo dítěte, na které poplatník uplatňuje daňové zvýhodnění, a dále výši daňového zvýhodnění, jež náleží na takové dítě, a rovněž podmínky pro přiznání daňového zvýhodnění a dále za každý kalendářní měsíc výši měsíčního daňového zvýhodnění, měsíční slevy na dani, měsíčního daňového bonusu, výši zálohy po slevě včetně součtu všech těchto údajů za celé zdaňovací období. U zaměstnance, který v rámci ročního zúčtování uplatní slevu na dani na nepracující manželku/a, se na mzdový list uvede jméno, příjmení a rodné číslo manželky/a.
Potvrzení o zdanitelných příjmech uváděných na mzdovém listě (doklad o údajích ve mzdovém listě)
Na žádost zaměstnance je zaměstnavatel povinen za období, za které byla vyplácena nebo zúčtována mzda, vystavit nejpozději do deseti dnů od podání žádosti doklad o souhrnných údajích uvedených ve mzdovém listě, které jsou rozhodné pro výpočet základu daně, daně, záloh a pro poskytnutí slevy na dani podle § 35ba ZDP a daňového zvýhodnění. Kopii vystaveného dokladu zaměstnavatel uschová.
2. DALŠÍ NÁLEŽITOSTI MZDOVÉHO LISTU
Ačkoliv další náležitosti o poplatníkovi nemusí být uváděny na mzdovém listě, je praktické, aby byly údaje o pojistném a pracovněprávních náležitostech uváděny na jednom dokumentu, kterým je mzdový list.
2.1 Vyměřovací základ a výše pojistného
Pro odvod pojistného na zdravotní pojištění je nutné uvádět na mzdovém listu vyměřovací základ, z něhož je zdravotní pojištění odvedeno, a výši odvedeného pojistného jak za zaměstnavatele, tak i zaměstnance, případně i tzv. doplatek do minima.
Pro odvod pojistného na nemocenské a důchodové pojištění je nutné uvádět na mzdovém listu vyměřovací základ, z něhož je pojistné odvedeno, a výši odvedeného pojistného jak za zaměstnavatele, tak za zaměstnance.
2.2 Údaje pro poskytování dávek nemocenského pojištění a pro účely ELDP
Pro poskytování dávek nemocenského pojištění je zaměstnavatel povinen vést:
• příjem zaměstnance za…