Cestovní náhrady - specifické případy

2025.22.1

Cestovní náhrady - specifické případy

Jaroslava Pfeilerová

Dotaz

Jak máme postupovat v případech, kdy zaměstnanec k vyúčtování pracovní cesty nepředloží jízdenku a doklad o ubytování? Jedná se o výjimečnou situaci, kdy zaměstnanec doklady ztratil. Pokud výdaje proplatíme, jak bude tento případ posouzen z daňového pohledu?

Odpověď

Zaměstnanec je povinen zmíněné cestovní výdaje, které mu vzniknou při pracovní cestě, prokazovat (příslušným dokladem). Ust. § 185 ZP zákoníku práce však umožňuje zaměstnavateli zohlednit související okolnosti a proplatit zaměstnanci konkrétní cestovní náhradu i bez předložení příslušného dokladu. Proplacená náhrada bude u zaměstnance posouzena jako příjem, který není předmětem daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti a u zaměstnavatele jako daňový náklad.

Dotaz

Je možné, aby zaměstnanec, kterého jsme vyslali na školení, zahájil pracovní cestu v místě bydliště? Nemusí pracovní cesta vždy začínat v místě jeho pracoviště?

Odpověď

Podmínky pracovní cesty určuje zaměstnavatel (§ 153 zákoníku práce). To znamená, že zaměstnavatel může stanovit, že zmíněná pracovní cesta bude zahájena v jakémkoli vhodném místě, např. v místě bydliště zaměstnance. 

Dotaz

Má člen dozorčí rady nárok na úhradu cestovní náhrady související s jeho cestou na řádné jednání, kterého se zúčastňuje v sídle společnosti vzdáleném 70 km od místa jeho bydliště (jízdní výdaje a stravné)?

Odpověď

Člen orgánu právnické osoby (člen dozorčí rady) není zaměstnanec a z toho důvodu nemá automaticky nárok na cestovní náhrady stanovené zákoníkem práce. Obchodní korporace však mohou členům orgánů poskytovat cestovní náhrady za předpokladu, že došlo ke sjednání tohoto plnění ve smlouvě o výkonu funkce (podle § 59 a násl. zákona č. 90/2012 Sb., zákona o obchodních korporacích, ve znění pozdějších předpisů).

Ve vazbě na cesty členů orgánů právnických osob dotazem připomínám pokyn GFŘ D-59, kde je v této souvislosti uvedeno "Za pracovní cesty se považují také cesty členů orgánů vykonávané v souvislosti s výkonem této funkce, pokud se příslušná jednaní konají na jiném místě, než je sídlo obchodní korporace.

Dotaz

Není nám jasné, jak stanovit zahraniční stravné za první a poslední den pracovní cesty.

• První den zaměstnanec vyjel automobilem z určeného místa v ČR do Polska, státní hranici překročil ve 4 hod. ráno, ve 20 hod. odletěl do USA.

• Poslední den cesty zaměstnanec přiletěl z USA do Polska v 11 hod., cestoval autem, hranice z Polska do ČR překročil v 15 hod.

Odpověď

Každý den zahraniční části pracovní cesty je potřebné vyhodnotit samostatně. Zaměstnanec má v posuzovaném dni nárok na stravné toho státu, ve kterém stráví v tento den nejvíce času. Zákoník práce stanoví počátek a konec zahraniční části pracovní cesty přechodem státní hranice (např. při cestě automobilem) v případě letecké přepravy odletem a příletem letadla z ČR (do ČR).

V případu uvedeném v dotazu zaměstnanec cestoval z určeného místa v ČR automobilem, státní hranici do Polska překročil ve 4 hod. ráno a ve 20 hod. odletěl do USA. V tento den zaměstnanec strávil v zahraničí 20 hod. (z toho 16 hod. v Polsku 4 hod. v USA) a má nárok na celodenní stravné stanovené pro Polsko v roce 2025 podle vyhlášky MF č. 373/2024 Sb., 50 EUR.

Obdobně budeme postupovat při posuzování nároku na zahraniční stravné při zpáteční cestě, kdy zaměstnanec přiletěl z USA do Polska v 11 hod., odkud cestoval autem a hranici z  Polska do ČR překročil v 15 hod. Zahraniční cesta v tomto dni trvala 15 hod. (z toho v USA 11 hod., v Polsku 4 hodiny). Zaměstnanec má za tento den nárok na 2/3 stravného stanoveného vyhláškou MF pro USA.

Dotaz

V ust. § 170 odst. 3) ZP, zákoníku práce je stanoveno: "Zaměstnanci přísluší zahraniční stravné ve výši základní sazby podle odstavce 2, jestliže doba strávená mimo území České republiky trvá v kalendářním dni déle než 18 hodin. Trvá-li tato doba déle než 12 hodin, nejvýše však 18 hodin, poskytne zaměstnavatel zaměstnanci zahraniční stravné ve výši dvou třetin této sazby zahraničního stravného, a ve výši jedné třetiny této sazby zahraničního stravného, trvá-li doba strávená mimo území České republiky 12 hodin a méně, avšak alespoň 1 hodinu, nebo déle než 5 hodin, pokud zaměstnanci vznikne za cestu na území České republiky právo na stravné podle § 163 nebo § 176. Trvá-li doba strávená mimo území České republiky méně než 1 hodinu, zahraniční stravné se neposkytuje".

Z citovaného ustanovení tedy vyplývá, že pokud zaměstnanci vznikne v posuzovaném dni nárok na tuzemské stravné, může za tento den obdržet pouze jednu třetinu zahraničního stravného, a to bez ohledu na délku cesty mimo ČR?

Odpověď

Z citovaného ustanovení ZP vyplývá, že zaměstnanci náleží zahraniční stravné podle počtu hodin, které strávil v posuzovaném dni mimo ČR. To znamená, že zaměstnanec obdrží:

• sazbu základní náhrady v plné výši, pokud pracovní cesta mimo ČR v jednom dni trvá déle než 18 hodin,

• 2/3 sazby základní náhrady, pokud pracovní cesta mimo ČR v jednom dni trvá déle než 12 hod., nejvýše 18 hod.,

• 1/3 sazby základní náhrady, pokud pracovní cesta mimo ČR v jednom dni trvá 12 hod. a méně, minimálně alespoň 1 hod. Pokud však zaměstnanci v posuzovaném dni vznikne nárok i na tuzemské stravné (byl současně na území ČR a více hodin), nárok na zahraniční stravné mu vznikne pouze v případě, že cesta mimo ČR trvala více než 5 hodin.

Příklad

Zaměstnanec strávil v jednom dni na pracovní cestě na území ČR 6 hodin a na území Německa 13 hodin. Zaměstnanec má nárok:

• Na tuzemské stravné v prvním časovém pásmu stanovené vyhláškou č. 475/2024 Sb., minimálně 148 Kč.

• Na zahraniční stravné ve výši 30 EUR (2/3 ze základní sazby stravného stanoveného vyhláškou MF č. 373/2024 Sb.).

Příklad

Zaměstnanec strávil v jednom dni na pracovní cestě na území ČR 6 hodin a na území Německa 4 hodiny. Zaměstnanec má nárok:

• Na tuzemské stravné v prvním časovém pásmu podle vyhlášky MPSV č. 475/2024 Sb., minimálně 148 Kč.

• Na zahraniční stravné zaměstnanci nárok nevznikne.

Příklad

Zaměstnanec strávil v jednom dni na pracovní cestě na území ČR 3 hodiny a na území Německa 2 hodiny. Zaměstnanec má nárok:

• Na zahraniční stravné podle vyhlášky MF ve výši 1/3 základní sazby stravného podle vyhlášky MF č. 373/2024 Sb.

• Na tuzemské stravné zaměstnanci nárok nevznikne.

Dotaz

Sčítá se pro účely stravného doba strávená na pracovní cestě v jednom dni na území ČR a v zahraničí?

Odpověď

Doby strávené na pracovní cestě na území ČR a v zahraničí se pro účely stravného posuzují samostatně. Výjimkou je případ, kdy zaměstnanci nevznikne nárok na zahraniční stravné, v tomto případě podle ust. § 170 odst. 4 ZP se tato doba připočítá k době rozhodné pro poskytnutí tuzemského stravného.

Příklad

Zaměstnanec strávil v jednom dni na pracovní cestě na území ČR 10 hodin a na území Německa 4 hodiny. Zaměstnanci nevznikne nárok na zahraniční stravné (§ 170 odst. 3 ZP), ale dobu strávenou v zahraničí (4 hod.) zaměstnavatel připočte k době trvání pracovní cesty v ČR (10 hod.) a tímto postupem se zaměstnanec posune do druhého časového pásma tuzemského stravného a zaměstnavatel mu poskytne stravné podle vyhlášky MPSV č. 475/2024 Sb., minimálně ve výši 225 Kč.

Příklad

Zaměstnanec strávil v jednom dni na pracovní cestě na území ČR 4,5 hod. a na území Německa 0,50 hod. Vzhledem k tomu, že cesta na území Německa netrvala alespoň jednu celou hodinu, zaměstnanci nárok na zahraniční stravné nevznikne, zaměstnavatel dobu strávenou v Německu připočte k době trvání cesty na území ČR (4,5 + 0,50 = 5) a zaměstnanci vznikne nárok na tuzemské stravné v prvním časovém pásmu podle vyhlášky MPSV č. 475/2024 Sb., minimálně 148 Kč.

Dotaz

Zaměstnancům vyslaným na čtyřdenní pracovní cestu jsme zajistili kvalitní večeře (každá v hodnotě cca 1 000 Kč) a také jsme jim vyplatili snížené (krácené) stravné podle zákoníku práce. Vznikl těmto zaměstnancům ve vazbě na poskytnutou stravu příjem, který bychom měli zdanit podle § 6 ZDP?

Odpověď

Stravné stanovené zákoníkem práce ani bezplatné stravování poskytnuté zaměstnavatelem nebude u zaměstnance předmětem zdanění podle ustanovení § 6 odst. 7 písm. a) ZDP.

Dotaz

Zaměstnanec ve vyúčtování pracovní cesty nárokuje mimo stravného také hodnotu jídla, které si sám objednal v restauraci (na základě účtenky). Jak máme postupovat: máme mu proplatit obojí, nebo jenom účtenku?

Odpověď

Zaměstnanec, který byl zaměstnavatelem vyslán na pracovní cestu, má nárok na cestovní náhrady stanovené zákoníkem práce, výčet těchto náhrad je vymezen v ust. § 156 ZP. Mimo jiné má zaměstnanec nárok na tuzemské stravné v sazbách stanovených Vyhláškou MPSV č. 475/2024 Sb. Podmínky pracovní cesty předem určí zaměstnavatel (§ 153 ZP).

Zákoník práce stanoví zaměstnavateli povinnost poskytovat zaměstnanci na pracovní cesty stravné, nikoli proplácet mu účtenky za jídlo, které si sám např. v restauraci objednal.

Dotaz

Jak máme postupovat z daňového hlediska u zaměstnanců, kteří byli vyslání na pracovní cestu – výjezdní poradu, v jejímž průběhu obdrželi oběd i večeři? Stravné stanovené zákoníkem práce jsme snížili (krátili). Je v tomto případě u zaměstnance osvobozena hodnota poskytnutého jídla dle limitu dle § 6 odst. 9 písm. b) ZDP (70% horní hranice stravného)?

Odpověď

Dle ust. § 6 odst. 7 písm. a) zákona o daních z příjmů není předmětem daně z příjmů hodnota bezplatného stravování poskytovaná zaměstnavatelem na pracovních cestách. To znamená, že pro účely zdaňovaní zaměstnance nebudete v případě popisovaném v dotazu postupovat podle § 6 odst. 9 písm. b) ZDP, které bude potřebné aplikovat při posuzování hodnoty jídla poskytovaného zaměstnanci na pracovišti (nikoli na pracovních cestách).

Dotaz

Zaměstnanci obchodního oddělení na pokyn zaměstnavatele uhradili v rámci obchodního jednání se zákazníky občerstvení (kávu, minerálku, toust). Je nutné zaměstnancům snížit (krátit) stravné? Jak bude občerstvení posouzeno z daňového hlediska?

Odpověď

Zaměstnavatel snižuje (krátí) stravné pouze v případech, kdy zaměstnanec bezplatně obdrží některé z hlavních denních jídel (snídaně, oběd, večeře). Z důvodu poskytnutí pouhého občerstvení stravné stanovené zákoníkem práce snižováno nebude. U zaměstnavatele se jedná o nedaňové náklady na reprezentaci dle ust. § 25 odst. 1 písm. t) ZDP a u zaměstnance o plnění, které není předmětem daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti podle ust. § 6 odst. 7 písm. a) ZDP.

Dotaz

Před pracovní cestou jsme se zaměstnancem dohodli, že si sám vybere a zajistí ubytování. Stanovili jsme cenový limit za jednu noc 2 500 Kč, který zaměstnanec dodržel. Zaměstnanec využil zprostředkovatele Booking. Kdo vydá zaměstnanci doklad o ubytování: Booking, nebo ubytovací zařízení?

Odpověď

Zprostředkovatel Booking obvykle zákazníkovi posílá e-mail, který obsahuje potřebné informace, např. č. rezervace, jméno a příjmení, částka, destinace a délka ubytování apod. Na stránkách Bookingu v části…