2020.01.02.07
Prevence chyb a omylů ve mzdové účtárně – 1. část
Ing. Růžena Klímová
Mezi nejsložitější činnosti v oblasti účetnictví patří beze sporu mzdová agenda, protože vyžaduje dokonalé znalosti ve sféře zdanění příjmů fyzických osob, zdravotního pojištění, nemocenského pojištění, sociálního zabezpečení, důchodového pojištění a rozsáhlé znalosti v oblasti pracovního práva, odměňování zaměstnanců a provádění všech druhů srážek ze mzdy včetně insolvenční srážky.
Cílem tohoto seriálu je seznámit mzdové účetní s právy a povinnostmi v případě vzniku chyby, která byla způsobena pochybením zaměstnance nebo zaměstnavatele, a uvést postupy, jak jednotlivé druhy chyb napravit.
1. POČETNÍ CHYBY
Početní chyby se týkají chybného výpočtu poměrné části mzdy, náhrady mzdy při překážkách v práci, náhrady mzdy při dočasné neschopnosti, příplatkových mezd, prémií, mimořádných odměn i odměn pravidelných, odměn za pracovní pohotovost atd. Početní chyby mohou být zřejmé na první pohled, kdy se jedná o omyl v řádu tisíců, ale i méně patrné, jedná-li se o pochybení v řádu stovek nebo desítek korun. Jedná-li se o početní chyby, které jsou zřejmé na první pohled, tedy kdy dojde k přeplatku či nedoplatku mzdy v řádu tisíců, jistě se jedna ze smluvních stran neprodleně ozve.
V případě nedoplatku mzdy je nutné dlužnou částku zaměstnanci co nejdříve zúčtovat. Pokud souhlasí s doplatkem dlužné částky v dalším měsíci, pak obvykle, až na další, nevzniká žádný problém. Zaměstnanec má ale právo na výplatu celé mzdy (po provedení všech srážek ze mzdy) v den výplatního termínu. V případě, že zaměstnanec požaduje výplatu mzdy ve správné výši, je zaměstnavatel povinen dlužnou částku okamžitě doplatit. S ohledem na to, že závěrka za daný měsíc již proběhla, nabízí se dvojí řešení:
- doplatek vyplatit formou zálohy a zúčtovat doplatek v rámci příslušné měsíční závěrky (tedy v následujícím měsíci), nebo
- doplatek vyplatit ihned a provést zpětnou opravu příslušných složek mezd za příslušný měsíc v měsíci následujícím.
Ad a) Tento způsob likvidace nedoplatku je nejjednodušší, ale je nutné současně provést zpravidla ruční přepočet průměrného hodinového výdělku, pokud k chybě došlo v posledním měsíci čtvrtletí.
Příklad č. 1
V I. čtvrtletí měl zaměstnanec mzdu včetně příplatkových mezd ve výši 120 450 Kč a navíc jednorázovou mimořádnou odměnu ve výši 25 000 Kč, která nebyla omylem zúčtována do měsíce března. V prvním čtvrtletí zaměstnanec odpracoval 470 hodin. Průměrný výdělek k 1. 4. bude vypočten ve výši 256,28 Kč/hod. (120 450 : 470 = 256,28 Kč), ačkoliv měl správně činit 309,47 Kč/hod. ( /120 450 + 25 000/ : 470 = 309,47 Kč). Aby byl výpočet všech složek mezd odvozených z průměrného výdělku v následujícím čtvrtletí správný, je třeba používat po celé druhé čtvrtletí průměrný hodinový výdělek 309,47 Kč. Naopak je třeba dát pozor na to, aby zúčtovaná odměna v měsíci dubnu ve výši 25 000 Kč již nebyla započtena do výpočtu průměrného výdělku.
Ad b) Uvedený postup je ideální, pokud uživatelský software je plně komfortní a tuto možnost nabízí. Ruční opravy tohoto charakteru jsou zcela vyloučené.
Horší situace nastává v případě přeplatku mzdy, kdy bylo zaměstnanci vyplaceno více, než mělo být, například z důvodu chybně zadaného počtu hodin práce přesčas nebo z důvodu překlepu v čísle, například přiznaná odměna 12 000 Kč, zúčtovaná 21 000 Kč.
Vzniklý přeplatek není možné bez písemné dohody o srážce ze mzdy zaměstnanci srazit. Opět mohou nastat dvě situace:
- Zaměstnanec nepodepíše dohodu o srážce ze mzdy. V tomto případě může zaměstnavatel podat žalobu na zaměstnance a musí soudu prokázat, že zaměstnanec věděl nebo měl vědět, že mu příslušná část mzdy nenáleží. Jedná-li se o menší rozdíly ve mzdě, bude patrně zaměstnanec argumentovat tím, že přijal zúčtovanou mzdu v dobré víře. Škoda, která tím zaměstnavateli vznikla, může být vymáhána na zaměstnanci, který škodu způsobil – viz dále.
- Zaměstnanec podepíše dohodu o srážce ze mzdy. Nutno si uvědomit, že dohoda uzavřená mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem získává pořadí dnem uzavření dohody. Pokud však má zaměstnanec exekuční srážky nebo i jiné dohody o srážce ze mzdy s dřívějším pořadím, nelze zaměstnanci ze mzdy již nic srazit a tato srážka čeká v pořadí, až budou dřívější pohledávky uhrazeny. Má-li tato dohoda první pořadí, zaměstnavatel ke srážce přistoupí neprodleně. Ovšem i zde je třeba připomenout, že se tato srážka musí provést z hrubé mzdy, nikoliv z čisté, aby došlo ke správnému zúčtování daní, pojistného a vrácení přeplacené mzdy na účet 521- Mzdové náklady, neboť při srážce z čisté mzdy dochází k porušení účetních souvztažností a ke zkreslení výše průměrných mezd nejen pro statistické účely, ale i pro vnitropodnikové rozbory.
V této souvislosti je důležité upozornit na zákonné postupy při provádění srážek ze mzdy včetně srážek na základě dohody o srážce ze mzdy. Srážka ze mzdy z titulu přeplatku mzdy je srážkou nepřednostní a zákon č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů, stanoví, že při nepřednostní srážce je nutné zaměstnanci vyplatit nezabavitelnou částku, třetí i druhou třetinu. S ohledem na respektování zákonných postupů se pak větší přeplatek mzdy musí srážet postupně, po několik měsíců.
Promlčecí lhůty
Přeplatky způsobené výše uvedenými chybami se řeší v souladu s ustanovením § 331 ZP, které stanoví: "Vrácení neprávem vyplacených částek může zaměstnavatel na zaměstnanci požadovat, jen jestliže zaměstnanec věděl nebo musel z okolností předpokládat, že jde o částky nesprávně určené nebo omylem vyplacené, a to do 3 let ode dne jejich výplaty".
Nedoplatky dlužných částek vůči zaměstnanci se řeší podle § 629 odst. 1 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, (dále jen "NOZ") a promlčecí lhůta trvá tři roky ode dne jejich nároku.
2. MINUSOVÝ ZDANITELNÝ PŘÍJEM A MINUSOVÝ VYMĚŘOVACÍ ZÁKLAD PRO ÚČELY DŮCHODOVÉHO POJIŠTĚNÍ
Zde je nutné připomenout, že od 1. 1. 2014 došlo ke změně v § 5 odst. 6 ZDP, který umožňuje, že příjem ze závislé činnosti zahrnutý v předchozích zdaňovacích obdobích do dílčího základu daně, k jehož vrácení existuje právní důvod, lze u poplatníka snížit v kalendářním měsíci, popřípadě v následujících kalendářních měsících ve zdaňovacím období, ve kterém k jeho vrácení došlo. Ačkoliv ZDP připouští možnost minusového zdanitelného příjmu v jednotlivých měsících zdaňovacího období, nepřipouští likvidaci minusového zdanitelného příjmu vzniklého v jednom zdaňovacím období ve zdaňovacím období následujícím (tedy minusový zdanitelný příjem vzniklý v prosinci likvidovat v lednu).
Zdanitelný příjem se až na určité výjimky shoduje s vyměřovacím základem pro odvod sociálního zabezpečení. Podle výkladu správy sociálního zabezpečení však nelze připustit minusový vyměřovací základ:
"Má-li v některém kalendářním měsíci zaměstnanec “minusový“ vyměřovací základ, nelze při vyplňování Přehledu o výši pojistného uvádět vyměřovací základ zaměstnance v záporných číslech. Definici…
