Odpovědi na nejčastější otázky ohledně automatizace zpracování dokladů

30.10.2020, Zdroj: GRiT.cz (https://www.grit.cz/)Doba čtení: 4 minuty

Ruční přepisování přijatých faktur do informačního systému je v dnešní době ztráta času. Firmy postupně zavádějí nástroje, které z faktur i jiných dokladů automaticky vytěží údaje, odešlou je na schválení, přepíšou do systému a bezpečně archivují.

Pro většinu firem jsou ale tyto nástroje stále velká neznámá – proto přinášíme odpovědi na nejčastější otázky ohledně automatizace zpracování přijatých dokladů.

Jaké jsou hlavní výhody oproti ručnímu zpracování dokladů?

Ruční přepisování dokladů vyžaduje hodiny času a s tím spojené náklady. Firmy si na něj najímají brigádníky nebo nechávají přepisovat například účetní, kteří by tento čas mohli věnovat důležitější práci. Vlivem lidského faktoru navíc často dochází k chybám – pokud zaměstnanci doklady dlouhé hodiny přepisují, postupně ztrácí pozornost. 

Účetní také kvůli schvalování faktur nahánějí po kancelářích schvalovatele nebo tráví spoustu času tím, že jim kvůli schvalování posílají e-maily. To je zbytečně zdlouhavý proces.

Hlavními výhodami automatizace zpracování dokladů je, že:

• systém nevyžaduje téměř žádnou ruční práci – umělá inteligence faktury automaticky stáhne z e-mailu nebo jiného úložiště, vyčte z nich údaje, pošle na schválení a bezpečně archivuje,
• zamezí chybovosti způsobené lidským faktorem,
• pověřené osoby schválí faktury odkudkoliv – třeba na služební cestě z mobilu,
• systém doklady uloží do elektronického archivu, takže firmy ušetří místo ve skladu.

 

Jak funguje elektronická archivace? Je to legislativně v pořádku?

Systém zpracované doklady ukládá do bezpečného elektronického archivu v cloudu. Uživatelé v něm faktury rychle dohledají a snadno je také předají případné kontrole z finančního úřadu. Auditoři to ocení, protože kontrola elektronických dokladů je jednodušší.

Aby byl elektronický archiv v souladu s legislativou (zákon o účetnictví a zákon o dani z přidané hodnoty), musí v něm být archivované dokumenty čitelné, věrohodné a neporušitelné. Poskytovatel služby by měl důvěryhodnost svého archivu vždy doložit.

 

Co za funkce tyto nástroje nabízí?

Nástroje nejčastěji automatizují:

• vytěžování důležitých údajů (včetně položek zboží) z dokladů, například faktur nebo účtenek,
• schvalování dokladů,
• rozúčtování faktur na nákladová střediska,
• tvorbu objednávek a jejich párování s fakturami,
• import do podnikového informačního systému,
• bezpečnou elektronickou archivaci.

U modulárních systémů, jako je například iNVOiCE FLOW, si firmy vyberou pouze ty funkce, které v praxi využijí, aby za ostatní…