dnes je 29.3.2024

Input:

Nejdůležitější osobní údaje zaměstnanců, které zaměstnavatel zpracovává

4.1.2024, , Zdroj: Verlag DashöferDoba čtení: 9 minut

12.3
Nejdůležitější osobní údaje zaměstnanců, které zaměstnavatel zpracovává

Ing. Růžena Klímová

Většina osobních údajů nepodléhá souhlasu zaměstnance z důvodu plnění povinností stanovených právním předpisem nebo oprávněných zájmů zaměstnavatele.

Doba před uzavřením pracovněprávního vztahu (PPV)

Účel, pro který může zaměstnavatel osobní údaje získávat   Důvod, pro který může zaměstnavatel provádět zpracování osobních údajů   Doba uložení osobních údajů, archivační lhůta   Podléhají/Nepodléhají souhlasu subjektu údajů  
Výběr uchazeče o zaměstnání   Získání osobních údajů je nutné pro výběr uchazeče o zaměstnání a pro plnění povinností před uzavřením PPV.   Do ukončení výběrového řízení   Všechny osobní údaje uchazeče podléhají souhlasu subjektu se zpracováním údajů do doby uzavření PPV.  
Nevybraný uchazeč zařazený mezi potenciální budoucí zaměstnance   Získání osobních údajů je nutné pro plnění povinností před uzavřením PPV.   Po ukončení výběrového řízení do vzniku PPV   Všechny osobní údaje uchazeče podléhají souhlasu subjektu se zpracováním údajů do doby uzavření PPV, souhlas lze kdykoliv odvolat.  

Doba po uzavření pracovněprávního vztahu

Účel, pro který může zaměstnavatel osobní údaje získávat   Důvod, pro který může zaměstnavatel provádět zpracování osobních údajů   Doba uložení osobních údajů, archivační lhůta   Podléhají/Nepodléhají souhlasu subjektu údajů  
Uzavření PP, DPČ, DPP   Získání a zpracování osobních údajů je nutné pro plnění povinností plynoucích z pracovněprávních vztahů.   Po dobu trvání PPV a dle archivační lhůty jednotlivých dokumentů   Osobní údaje nepodléhají souhlasu subjektu údajů.  
Vedení personální agendy včetně osobního spisu zaměstnance   Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů správce, pro splnění právní povinnosti dle § 312 ZP (osobní spis).   Po dobu trvání PPV a dle archivační lhůty jednotlivých dokumentů uložených v osobním spisu   Osobní údaje pro personální agendu a osobní spis nepodléhají souhlasu subjektu údajů.  
Ochrana zájmů zaměstnavatele pro uplatnění práv v případném soudním sporu (neplatnost rozvázání PP, náhrada škody, náhrada mzdy a jiných peněžitých plnění atd.)   Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů zaměstnavatele.   Po dobu trvání PPV a dle archivační lhůty jednotlivých dokumentů, případně po přiměřenou dobu s ohledem na uplatnění právních nároků zaměstnavatele   Osobní údaje nepodléhají souhlasu subjektu údajů.  
Kamerový systém – ochrana majetku zaměstnavatele i subjektu údajů, ochrana zdraví subjektu údajů   Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů zaměstnavatele i subjektu údajů.   Po přiměřenou dobu od pořízení záznamu – obvykle do 7 dnů, případně déle z důvodu řešení pojistné události či podezření z trestné činnosti   Osobní údaje (kamerový systém) nepodléhají souhlasu subjektu údajů.  
Vedení agendy o pracovnělékařských službách, posouzení zdravotní způsobilosti uchazeče o zaměstnání, posouzení ztráty způsobilosti zaměstnance atd.   Zpracování je nezbytné pro splnění zákonných povinností dle zákona č. 373/2011 Sb., vyhlášky č. 79/2013 Sb. a dalších souvisejících právních předpisů.   Po dobu trvání PPV, poté po přiměřenou dobu s ohledem na uplatnění právních nároků správce a subjektu údajů (např. prokázání vzniku nemoci z povolání).   Osobní údaje nepodléhají souhlasu subjektu údajů.  
Vedení evidence o pracovních a životních jubileích   Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů zaměstnavatele (oceňování životních a pracovních výročí).   Po archivační lhůtu, která činí 10 let po roce, kterého se týká   Osobní údaje nepodléhají souhlasu subjektu údajů.  
Vedení záznamů o plnění povinnosti zaměstnávat osoby se zdravotním postižením v rozsahu 4 % z celkového počtu zaměstnanců   Zpracování je nezbytné pro účely splnění zákonných povinností správce podle zákona č. 435/2004 Sb. a vyhlášky č. 518/2004 Sb.   Po dobu archivační lhůty, která činí 10 roků po roce, kterého se záznamy týkají   Osobní údaje nepodléhají souhlasu subjektu údajů.  
Vedení záznamů o cizincích a občanech EU   Zpracování je nezbytné pro účely splnění zákonných povinností správce podle zákonů č. 435/2004 Sb. a č. 326/1999 Sb.   Po dobu trvání PPV a po dobu 3 let po skončení zaměstnání (§ 102 odst. 3 zákona č. 435/2004 Sb.)   Osobní údaje nepodléhají souhlasu subjektu údajů.  
Vedení evidence o pracovních úrazech a nemocích z povolání   Zpracování je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti stanovené nařízením vlády č. 201/2010 Sb., o způsobu evidence úrazů, hlášení a zasílání záznamu o úrazu.   Po dobu archivační lhůty, která činí 10 roků po roce, kdy byl učiněn poslední záznam   Osobní údaje nepodléhají souhlasu subjektu údajů.  
Vedení evidence jízd shromažďujících informace o GPS lokalizaci, na níž se vozidlo nachází   Zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti (daňově účinný výdaj – bod 23 § 24 odst. 2 ZDP).   Po dobu trvání PPV, poté po přiměřenou dobu s ohledem na uplatnění právních nároků zaměstnavatele   Osobní údaje nepodléhají souhlasu subjektu údajů.Je však nutné subjekt informovat o GPS lokaci.  
Zveřejnění služebních kontaktních údajů vedoucích zaměstnanců, obchodních zástupců   Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů zaměstnavatele.   Po dobu trvání PPV   Osobní údaje nepodléhají souhlasu subjektu údajů.  
Evidence docházky s vyznačením začátku a konce odpracované:1. směny, 2. práce přesčas, 3. noční práce,4. doby v době pracovní pohotovosti   Zpracování je nezbytné pro účely splnění zákonné povinnosti stanovené § 96 ZP.   Po dobu archivační lhůty, která činí 10 let po roce, kterého se údaje týkají (viz § 96 ZNP)   Osobní údaje nepodléhají souhlasu subjektu údajů.  
Kontrola vstupu na pracoviště prostřednictvím biometrických údajů nebo na základě průkazky s podobiznou   Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů zaměstnavatele.   Po dobu trvání PPV   Osobní údaje podléhají souhlasu subjektu údajů.  
Propagace zaměstnavatele na webu s využitím fotografií nebo videa, které neumožňují identifikace subjektů zaměstnance   Nepovažuje se za zpracování osobních údajů.   Archivace není nutná   Není osobním údajem.  
Propagace zaměstnavatele na webu s využitím fotografií nebo videa, které umožňují identifikaci subjektu údajů   Zpracování se provádí na základě rozhodnutí zaměstnavatele   Po dobu trvání PPV, respektive po dobu trvání souhlasu subjektu údajů   Osobní údaje podléhají souhlasu subjektu údajů.  
Nahrávám...
Nahrávám...