Evidence, uchovávání a vyřazování dokumentů ve mzdové a personální oblasti

2018.22.1

Evidence, uchovávání a vyřazování dokumentů ve mzdové a personální oblasti

Ing. Růžena Klímová

VYŠLO V ČÍSLE 22/2018

Základním právním předpisem pro evidenci, uchovávání a vyřazování dokumentů je zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví, spisové službě a změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen "zákon").

Výkon spisové služby upravuje vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Výkon spisové služby je povinný pouze pro veřejnoprávní původce; soukromoprávní původci sice spisovou službu vedou, upravují si ji dle svých provozních potřeb tak, aby zajistili ve výsledku naplnění povinností plynoucích ze  zákona. Mohou však vykonávat spisovou službu dle zákona a vyhlášky č. 259/2012 Sb., ale v takovém případě pak mají všechna práva a povinnosti jako veřejnoprávní původci.

Vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů, se týká evidence Národního archivního dědictví.

Zákon o archivnictví byl podstatně novelizován k 1. 7. 2012 a přinesl pozitivní změny v možnosti archivovat dokumenty nejen v analogové, ale i digitální formě. Dále umožnil, aby soukromoprávní původci prováděli skart dokumentů se skartačním znakem "S", u nichž uplynula skartační lhůta, bez dříve povinného předkládání skartačního návrhu příslušnému oblastnímu archivu.  Další změna účinná od 7. 4. 2014 přinesla možnost zajišťování archivace dat u soukromoprávních původců dokumentu dodavatelsky u subjektů, které mají k takové činnosti živnostenské oprávnění.

2.1 Dokumentem je každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena.

2.2 Původcem je každý, z jehož činnosti dokument vznikl; za dokument vzniklý z činnosti původce se považuje rovněž dokument, který byl původci doručen nebo jinak předán.

2.3 Archiválií je takový dokument, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií.

2.4 Metadaty jsou data popisující souvislosti, obsah a strukturu dokumentů a jejich správu v průběhu času (metadady jsou též informace přidružené k elektronickému souboru).

2.5 Spisovým znakem je označení, které zařazuje dokumenty do věcných skupin pro účely jejich budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazování.

2.6 Skartačním znakem je označení dokumentu, podle něhož se dokument posuzuje ve skartačním řízení.

2.7 Skartační lhůtou je doba, během níž musí být dokument uložen u původce.

2.8 Skart je fyzické zničení dokumentů.

Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají:

I. veřejnoprávní původci, kterými jsou:

a) organizační složky státu,

b) ozbrojené síly,

c) bezpečnostní sbory,

d) státní příspěvkové organizace,

e) státní podniky,

f) územní samosprávné celky,

g) organizační složky územních samosprávných celků, vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k zákonu,

h) právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávnými celky, vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k zákonu,

i) vysoké školy,

j) školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování,

k) zdravotní pojišťovny,

l) veřejné výzkumné instituce,

m) právnické osoby zřízené zákonem.

II. soukromoprávní původci, kterými jsou:

a) obchodní společnosti a družstva s výjimkou bytových družstev, pokud jde o dokumenty uvedené v příloze č. 1 k zákonu,

b) politické strany, politická hnutí, občanská sdružení, odborové organizace, organizace zaměstnavatelů, církve a náboženské společnosti, profesní komory, nadace, nadační fondy a obecně prospěšné společnosti,

c) notáři, pokud jde o dokumenty uvedené v příloze č. 1 k zákonu.

Výběr archiválií provádí archiv podle své působnosti, a to v rámci skartačního řízení nebo mimo skartační řízení.

Výběr archiválií ve skartačním řízení provádí příslušný archiv z dokumentů veřejnoprávního původce, z dokumentů jeho právního předchůdce a z dokumentů soukromoprávního původce, má-li zřízen soukromý archiv.

Výběr archiválií ve skartačním řízení u soukromoprávního původce provádí příslušný archiv jen na základě jeho žádosti.

Skartační řízení je postup, při kterém se vyřazují dokumenty, jimž uplynuly skartační lhůty a jež jsou nadále nepotřebné pro činnost původce. Za řádné provedení skartačního řízení odpovídá původce nebo jeho právní nástupce. Tyto subjekty jsou povinny umožnit příslušnému archivu dohled na provádění skartačního řízení a výběr archiválií ve skartačním řízení.

Skartační řízení se provede v kalendářním roce následujícím po uplynutí skartační lhůty dokumentu. Skartační řízení může být po dohodě s příslušným archivem provedeno i později, pokud subjekt potřebuje dokumenty pro další vlastní činnost.

Skartační řízení se provádí na základě skartačního návrhu, který zasílá veřejnoprávní původce příslušnému archivu k posouzení a k provedení výběru archiválií. Soukromoprávní původce, jen pokud o výběr archiválií ve skartačním řízení požádá.

K výběru archiválií z dokumentů obsahujících osobní údaje a k jejich trvalému uchovávání se nevyžaduje souhlas fyzické osoby podle Nařízení GDPR.

Dokument se označuje jedním skartačním znakem. Skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a označuje způsob, jakým se s dokumentem naloží ve skartačním řízení.

Skartační znak "A" (archiv) označuje dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení vybrán jako archiválie k trvalému uložení do archivu.

Skartační znak "S" (skart nebo stoupa) označuje dokument bez trvalé hodnoty, jenž bude ve skartačním řízení navržen ke zničení.

Skartační znak "V" (výběr) označuje dokument, který bude ve skartačním řízení posouzen a rozdělen mezi dokumenty se skartačním znakem "A" nebo mezi dokumenty se skartačním znakem "S".

Spis se označuje skartačním znakem odpovídajícím skartačnímu znaku dokumentu v tomto spisu, který má nejvyšší hodnotu; pro účely označení spisu skartačním znakem má skartační znak "A" vyšší hodnotu než skartační znak "V" a skartační znak "V" má vyšší hodnotu než skartační znak "S".

Skartační lhůta se vyjadřuje číslem doplněným za skartačním znakem. Skartační lhůta začíná běžet 1. lednem následujícího roku po vyřízení dokumentu nebo uzavření spisu. Například značka S3 znamená dát do skartu (stoupy) za tři roky, A5 znamená předat do archivu k trvalému uložení za pět let a značka V3 znamená po třech letech rozhodnout, zda dát do skartu nebo do archivu.

Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení upravuje vyhláška č. 259/2012 Sb., která je závazná pro veřejnoprávní původce dokumentů.

V příloze č. 1 zákona jsou uvedeny dokumenty vzniklé z činnosti obchodních společností, družstev s výjimkou družstev bytových a notářů, které jsou tito soukromoprávní původci povinni uchovávat a umožnit z nich výběr archiválií.

V příloze č. 2 zákona jsou uvedeny dokumenty, které budou podle obsahu vždy předloženy k výběru za archiválie.

Ostatní dokumenty vzniklé z činnosti soukromoprávních původců lze vyřazovat samostatně, bez vědomí státního archivu.

Skartační návrhy předkládají příslušnému archivu veřejnoprávní původci. Soukromoprávní původci, mezi než patří podnikatelé zapsaní do obchodního rejstříku (s výjimkou bytových…