§ 182 ZP Paušalizace cestovních náhrad

2.7.182

§ 182 ZP Paušalizace cestovních náhrad

Ing. Karel Janoušek

Úplné znění

Ustanovení související

• Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, v platném znění

  • § 151-155 – obecná ustanovení o cestovních náhradách

  • § 156 – druhy cestovních náhrad

  • § 166 – druhy cestovních náhrad při zahraničních pracovních cestách

• Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, v platném znění

  • § 6 odst. 7 písm. a) – náhrady cestovních výdajů, které nejsou předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti

  • § 24 odst. 2 písm. zh) – výdaje na dosažení, zajištění a udržení příjmů (náhrady cestovních výdajů)

 NahoruPaušalizace cestovních náhrad

Účelem paušalizace je dosáhnout zjednodušení administrativních prací při zjišťování výše a vypořádávání cestovních náhrad se zaměstnancem nebo zaměstnanci, kteří jsou s určitou pravidelností vysíláni na pracovní cesty konané za obdobných podmínek do stejných míst nebo v určitém okruhu různých míst, na přibližně stejně dlouhou dobu, obdobným druhem dopravního prostředku apod.

Formou paušálu lze poskytovat všechny nebo jen některé druhy cestovních náhrad nejen při pracovních cestách definovaných v § 42 ZP, ale i při ostatních cestách uvedených v § 152 ZP.

Vedle paušálních částek cestovních náhrad se zaměstnanci poskytují cestovní náhrady, které stanovený paušál prokazatelně neobsahuje.

Paušální částku lze sjednat anebo ji zaměstnavatel může stanovit vnitřním předpisem, příp. individuálním písemným určením, a to jako měsíční anebo denní náhradu.

 NahoruStanovení výše paušálu

Paušalizovat obecně znamená stanovit něco průměrem, přičemž průměr musí být vždy stanoven z dostatečně velké skupiny homogenních hodnot. Při stanovení výše měsíčního nebo denního paušálu za jeden nebo více druhů cestovních náhrad je tak nutno vycházet z průměrných a do určité míry stejnorodých podmínek rozhodných pro poskytování cestovních náhrad skupině zaměstnanců anebo konkrétnímu zaměstnanci, tj. údajů, které:

• se týkají příslušného zaměstnance nebo skupiny zaměstnanců,

• jsou zjištěny za dostatečně dlouhou dobu,

• časově, prostorově a věcně souvisejí,

• jsou zjištěny za podobných podmínek,

• jsou očištěny o extrémní hodnoty.

Jinak nebude vypočtený průměr (paušál) spolehlivý a použitelný.

Výpočet se provádí ze skutečné výše již vyplacených cestovních náhrad, příp. také z očekávaných průměrných výdajů konkrétního zaměstnance anebo skupiny zaměstnanců při příslušných cestách v období, na které se paušál stanoví. Výši paušálu tak zaměstnavatel stanoví podle průměrných podmínek rozhodných pro poskytování cestovních náhrad z předchozích období, tj. např. ze skutečné průměrné doby trvání pracovních cest příslušných zaměstnanců, ze skutečných průměrných náhrad za ubytování poskytovaných v předchozím období těmto zaměstnancům, ze skutečné průměrné výše nutných vedlejších výdajů, ze skutečné průměrné výše jízdních výdajů apod., příp. také z očekávaných průměrných výdajů v dalším období.

Sjednání anebo určení konkrétní částky paušálu musí být provedeno písemnou formou tak, aby bylo jednoznačně zřejmé, kterého nebo kterých zaměstnanců (jmenovitě, profesních skupin apod.) se paušalizace týká, o které druhy náhrad přitom jde (paušalizovat není nutno všechny druhy náhrad), zda jde o denní anebo měsíční paušál a jak bude jeho vyplácení příslušným zaměstnancům (do kolika dnů po stanoveném období, v hotovosti, při vyúčtování mzdy apod.) prováděno.

Způsob stanovení výše paušálních částek jednotlivých druhů náhrad musí být zaměstnavatel schopen kdykoliv předložit (a zdůvodnit) zaměstnanci i kontrolnímu orgánu.

Vedle paušálních částek cestovních náhrad zaměstnanci přísluší také cestovní náhrady, které paušál prokazatelně neobsahuje. Bude-li např. pro zaměstnance stanovena měsíční paušální náhrada cestovních výdajů za jeho pracovní cesty do všech organizačních složek zaměstnavatele a uskuteční-li v příslušném měsíci pracovní cestu do jiného místa, pak mu za pracovní cestu do tohoto jiného místa přísluší náhrady cestovních výdajů na základě předloženého vyúčtování. Měsíční paušální částka však bude předem stanoveným odpovídajícím způsobem krácena.

 NahoruKrácení paušálu

Protože i u paušálních náhrad jde o jejich poskytování v souvislosti s konáním cest za účelem výkonu práce, musí být v případě měsíčního paušálu také určen způsob jeho krácení za dobu, kdy zaměstnanec druh práce sjednaný v pracovní smlouvě, příp. činnost, která se podle zákoníku práce za výkon práce považuje, nevykonává pro jeho nepřítomnost v práci např. z důvodu dovolené, nemoci apod.

 NahoruZměna paušálu

Při změně podmínek, za kterých byl paušál stanoven, je nutno výši paušálu změnit. Vzhledem k měnícím se podmínkám by tak měl zaměstnavatel alespoň jednou za rok (zdaňovací období) stanovený paušál přezkoumat, tzn. ověřit, zda se nezměnily podmínky, za kterých bylo o poskytování cestovních náhrad formou paušálu rozhodnuto a částky paušálních náhrad vypočteny a pokud ano, pak rozhodnutí změnit tak, aby odpovídaly nové situaci. Tzn., že tak musí učinit, dojde-li např. ke změně místa výkonu práce, stanoveného dopravního prostředku, času potřebného pro uskutečnění příslušných pracovních cest, cen jízdného, ubytování, pohonných hmot, výše sazeb stravného apod.

 NahoruEvidence pracovní cesty

Poskytování cestovních náhrad zaměstnancům formou paušálu neznamená, že zaměstnanci již nemusí být prokazatelně vysíláni na pracovní cesty, že nemusí být vedena evidence pracovních cest apod. Evidence pracovních cest je např. jedním z podkladů pro stanovení výše paušálu (anebo jeho změny) pro následující období. Zaměstnavatel bude muset při daňové kontrole vždy prokázat, že paušální částky cestovních náhrad byly zaměstnancům poskytnuty za cesty související se zdaňovanými příjmy zaměstnavatele.

Paušalizaci náhrad bylo možno provádět pouze na základě prokázaných skutečných výdajů, nově lze paušál stanovit nejen ze skutečné výše cestovních náhrad, ale také z očekávaných průměrných výdajů příslušného zaměstnance anebo skupiny zaměstnanců.